La gestione delle informazioni strategiche

Negli ultimi anni, con il crescere della complessità del business e con l’aumentato decentramento delle responsabilità, si è assistito ad un progressivo scollamento fra gli strumenti informativi e di gestione e la necessità dell’Alta Direzione. Da una parte, infatti, l’aumento della complessità ha comportato una sempre maggior attenzione e sempre maggiori investimenti nei servizi informativi, dall’altra, però, tali sistemi hanno spesso deluso le aspettative, perdendo progressivamente efficacia.

I sistemi di informazioni per il management non si sono cioè evoluti per dare un supporto adeguato alle decisioni strategiche. Anche grazie alle enormi possibilità offerte dall’impiego delle tecnologie informatiche, in molti casi si è aumentato il livello di dettaglio dei dati, e quindi la quantità, invece di migliorarne la qualità e la pertinenza.

L’enorme banca dati, spesso dispersa nei mille canali del sistema informativo aziendale, non è sempre disponibile in forme e tempi adatti alle necessità che si presentano, complice anche la rigidità delle procedure informatiche. Le informazioni finiscono per essere un peso da sostenere tutti i mesi: si perde coordinamento tra le funzioni e manca la coerenza con gli obiettivi aziendali.

Il governo di business complessi necessita perciò oggi di uno strumento agile ed elastico di supporto alle decisioni, che incoraggi azioni coerenti con gli obiettivi generali dell’impresa, senza per questo sovraccaricare di dati il management.

Cruscotti Aziendali

Dal punto di vista tecnologico dei possibili supporti edp, la risposta spesso è stata quella di affidarsi ai fogli elettronici e creare modelli individuali per soddisfare esigenze sia ricorrenti che estemporanee, con il risultato di richiedere all’utente una conoscenza più o meno approfondita del programma e delle sue logiche, e di domandare l’inserimento di dati che in azienda esistono già su altri supporti informatici.

Ogni stazione di lavoro diventa un’isola con il proprio corredo informativo e le proprie logiche di elaborazione, unica garante delle informazioni che rende disponibili e sotto la minaccia continua di incomprensioni comunicative con le altre parti del sistema. Inoltre, la quantità dei dati agilmente gestibile con un foglio elettronico è limitata, e difficilmente si riesce ad ottenere una visione pluridimensionale dei dati.

Tutto ciò non soddisfa le esigenze del management, che necessitano  di pochi ma significativi dati. Per questo nelle aziende si stanno affermando i cosidetti “Tableau de bord”,  o Cruscotti Aziendali, che si affiancano ai tradizionali sistemi di reporting.

Essi rappresentano strumenti elastici, estendibili, facili, che consentano di creare un quadro di controllo mirato per funzione, contenente elementi e dati interni/esterni all’azienda selezionati in base a criteri di rilevanza, criticità, eccezione.

Nel Tableau de Bord sono riportati i principali indicatori di sintesi che, costruiti utilizzando le variabili critiche non solo economiche ma anche fisiche, permettono di seguire l’andamento rilevante, interni ed esterni all’azienda.

 

I Sistemi di Indicatori

L’identificazione delle variabili critiche e dei relativi indicatori variano da azienda ad azienda ed in funzione degli obiettivi prefissati.

Se da un lato è possibile identificare degli obiettivi comuni a tutte le imprese: redditività, miglioramento qualitativo, salvaguardia del patrimonio, costanza nella produzione di utile; le aree critiche da tenere sotto controllo in modo particolare  attengono alle specificità dell’azienda e del settore in cui opera.

Nel riquadro un esempio di sistema di indicatori: 12 indicatori in 3 cruscotti:

CICLO ATTIVO

  • Analisi Magazzino
  • Impegni
  • Provvigioni
  • Rete vendita
  • Vendite
  • Vendite/Costi in Fattura

 

SCADENZARIO

  • Analisi Ritardo
  • Analisi Farbisogno Fianziario

 

CONTABILITA’ GENERALE

  • Analisi Costi di Periodo
  • Bilancio Riclassificato
  • Contabilità
  • Fatturato Clienti/Fornitori